情報管理をしっかりしなければならない理由（ビズキューブ）

Web・IT戦略

情報管理をしっかりしなければならない理由

社内外のコミュニケーションはしっかりとれていますか

前回中小企業にとって「情報」という経営要素がとても重要であることはお話ししました。

では実際その「情報」をどのように管理すればよいのか。そしてその目的は。

これらは中小企業の経営においてとても重要な戦略です。

まず社内での情報管理・活用。

経営者側からの視点では、

・営業の活動と現状を把握
・自分の経営方針や目標を常に社員に伝える
・財務状況を素早く把握
・取引先、顧客との現状の理解と戦略

まだまだありますが、このような面からリアルタイムに情報が必要とまでは言いませんが、常に最新の情報がないと、今の時代命取りになる可能性があります。

では社員側からの視点では、

・会社がどこに向かっているかを知っておきたい
・上司の予定を抑えたり、自分の予定をみんなにしらせておきたい
・自分の担当顧客に対して、自分がいない場合でも対応できるようにしておきたい
・新たな提案をする時に、過去に同様の案件があれば参考にしたい

こちらもまだまだありますが、要するに自分の行動をもっと効率的にするための手段として情報を共有、活用することが考えられます。

会社の規模に関係なく、社内情報の共有化というのはとても重要なポイントとなるのですが、実は多くが、たとえば「グループウェア」を導入するだけ、簡単に言えば情報を収集することだけで終わっています。

社外からの情報はどうでしょうか。

ＷＥＢサイトからの資料請求やネットショップでの購入顧客の情報。
これらをエクセルやメールで管理している企業はまだまだ多くあります。
しかし、メールでは情報の分析はできませんし、エクセルは確かにいろいろとデータを操作できますが、件数が増えれば増えるほど管理が煩雑になります。

もちろんパートナーとの注文関係のやりとりや、顧客への見積書、請求書などの情報など、後になっても参照する可能性がある情報があります。

情報は集めるだけでは本当にただの情報です。
集まった後にどのように活用するかがポイントです。

そしてこのような情報をしっかりと管理することは社内、社外のコミュニケーションをよりよくすることにつながります。

そしてここまで書いた情報の共有、活用に対して、ＩＴが必須ということではなく、ＩＴがもっとも効果をだせるということです。
そしてお金をかければいいということではなく、お金をできるだけかけずにできる方法を探せばいいわけです。
もちろんある程度のことをやりたいということになれば、それに応じたコストは必要となります。

情報を集める能力、情報を知識としてまとめる能力、そしてそれを正確に速くひきだせることはコンピュータが得意とするところです。
もちろんそれを利用する人がしっかりとした情報を与えないと正しいものを導き出せないのは当然です。

「ＩＴを使えばどれだけ効果があるのか」
という考えではなく、
「自社にはどのような情報があり、それをどう管理、活用すれば今以上に業務に役立つのか」
という考えで検討し、その解決方法としてＩＴを利用する。
この進め方がポイントです。

自社の情報の活用方法について一度ゆっくり検討してみてはいかがでしょうか。