ITでコミュニケーションをよくする（ビズキューブ）

ITでコミュニケーションをよくする

社内のコミュニケーションは大丈夫ですか？

中小企業こそIT、情報活用が重要であることは前回お話しました。

今回は「コミュニケーション」。

よく聞く勘違いは、
「ITを導入、たとえばグループウェアを導入すると、経営者と社員、上司と部下、社員と社員のコミュニケーションがよくなる」
実はITは”情報の流れ”を潤滑にするのは得意ですが、情報はすべてを流してしまうと、逆にコミュニケーションが悪くなる要素も持っていて、その選別はITはできないんです。

「グループウェアを導入したけど以前とかわらない」
「営業支援ツールを導入したけどなかなか効果がでない」

このような悩みを抱えている企業の多くは、ITの導入前に「どのような情報を
共有することで、どんな目的を達成したいか」をしっかりと考えていないようです。
私がお伺いしてお話を聞くお客様には、とにかくどんな情報でも、特定の相手ではなく、社員全員というような感じで共有だけをしていることが多いです。

しかし、これではそのうち情報を提供する側は意味がないことに気づいて情報を提供しなくなり、情報を利用する側は自分にはいらないものがあることに気づいて使わなくなります。

最近多いのは、「スケジュール管理とワークフロー」
特に社員のスケジュールをしっかり管理したいという経営者が多いのですが、
これは実は経営者にしかメリットがないため、単なる”監視”と社員が感じてしまう
ため、反発があり使われなくなることが多いです。

ワークフローも同じく、経営者、管理職のみが自分たちの手間を省きたいという理由だけで導入することが多く、社員には何のメリットもないため社員がいやいや使うことが目につきます。

良く考えてみてください。

社員がいつどこにいっているかをすべて把握する意味があるでしょうか。
「チェックしないとさぼっている可能性がある」
という経営者がいますが、それは管理ではなく監視ですよね。
監視するということは監視される側は常にストレスを感じて活動しているということですから、徐々に能力が低下していきます。
全社員を監視することによる効率アップや業績アップは期待薄だと思います。

私も社員のとき、管理職のとき、そして経営者として考えると、上司、要するに、何かあったら相談したり同行をお願いしたりしたい部下が、上司のスケジュールを知るため、調整するための仕組みとしてグループウェアを活用した方が理にかなっていると思います。

”監視”はコミュニケーションを逆に悪くしますが、”管理”して”調整”していくと
コミュニケーションはよくなります。
グループウェアを導入することは今や中小企業でも必要になってきていますが、「まわりが導入しているから自社も導入」という決定だけは避けてください。

必ず、
「今抱えている問題を整理し、それを解決するにはどういう”情報の流れ”を作り出せばコミュニケーションがよくなり問題が解決されるか」をまず考えてみてください。

きっとIT、グループウェアの導入は良い結果が生まれると思います。