ダメな会議を変える（株式会社　ＲＥ

ダメな会議を変える

ダメな会議を正しい会議に変えるチェックポイントとは

ダメな会議を変える

どの職場にも、会議やミーティングがあります。会議の内容や運営の仕方次第で、生産性もモチベーションも大きく変わるものです。
「ダメな会議」を繰り返す事は、時間のロスになるばかりか、社員のやる気もくじく可能性があるのです。

私達は、年間１００回以上の会議や打ち合わせに参加します。コンサルタントとして、実際の会議に参加し、意見を言ったり、指導が必要な場面があったりします。
とかくダメな会議には、大体お特徴があります。
では、「ダメな会議」と言われるものの代表格をご紹介します。

１．ダラダラ会議
　　始める時もダラダラ、終わる時もダラダラ。話しがいつも脱線し、収集が
　　つかない。発表側も要領を得ない内容で、質問側も抽象的な事ばかり。

２．一方通行会議
　　話す人と聞く人に明確な一線がある。気付いたら独演会か愚痴の弁論
　　大会か、他人の非難になっており、参加者が嫌気を感じる。
　　双方向の論議がない。

３．単なる報告会議
　　済んでしまった事の結果数値をダラダラと説明するだけだったり、要望だ
　　けを一方的に説明し、これといった質問も返ってこない。意欲のない人は
　　時計ばかり見て、「いつ終わるのか」と言う事ばかり気にする。

４．司会能力不在の会議
　　司会者が決まっていない。決まっていても、議事進行の為のリードをしな
　　い。最高責任者が司会を兼務すると意見が出にくい。

５．会議に遅刻する社員が何人もいる会議
　　遅れる人がいると言う事は、「遅れても構わない」と本心では思っている
　　から。また、遅れた事・遅れた人に対して注意したり、文句を言わないで
　　いると他の人達まで平気で遅れるようになる。

６．発言しない社員が多い会議
　　とにかく黙っている。いいのか悪いのかも言わないで、一体何を考えて
　　いるのか見えない。だからと言って、ノートを取っている気配もなく、
　　無気力さを感じる。また、公式には意見を言わないが、会議が終わった
　　後、陰で批判する。

７．具体的な決定事項が生まれない会議
　　精神論と総論、気合い論、大まかな傾向論ばかり。いつの間にかトップか
　　ら社員まで、皆評論家になってしまっている。具体的な決定事項は仕事が
　　増えるので、それを嫌がり抽象論で片付ける輩もたまにいる。

いかがでしょうか。
もし当てはまる会議をしているようなら、自ら提案して「正しい会議」に変える必要があります。何せ、ダメな会議は、参加するだけでマイナスになるのですから、早急に変える事です。
では、どのように変えるかです。チェックポイントを用意しました。

１．会議開始時のチェックポイント
　　①司会者は誰か、その人は司会者として妥当か。
　　②参加者は筆記具・資料等、会議参加者に相応しい物を用意しているか
　　　　（会議参加に必要な資料が決まっているか）
　　③会議の最初にケジメがあったか。（挨拶）
　　④コメント・訓話は適正な範囲か。（過度に長くないか)
　　⑤前回の決定事項の進捗状況のチェックを行ったか。
　　⑥今日の議題の確認を行ったか。

２．会議中のチェックポイント
　　①定例報告が済んだら、それについて意見や検討・提案を司会者は推進
　　　　しているか。（ただ報告だけで終わらせない）
　　②司会者は議題検討時、その会議でのＴＯＰが一方的に話し始めた時、
　　　　どこかのタイミングで入り込み議事を進行しているか。
　　③１つの議題が紛糾したり、独演会になった時、ＴＯＰが「この議題だけで
　　　　時間は取れないから次に進もう」と言った場合、その議題についての
　　　　ケジメは付けているか。（ケジメを付けずに次の課題に進んだ場合、
　　　　決定事項にならない）
　　④分かりにくい内容の検討の時、ホワイトボードや黒板を使い、司会者は
　　　　分かるように提案しているか。（分かり難いまま言葉だけで議題を進め
　　　　ていないか）
　　⑤書記は、曖昧で不明な言葉や、決定とは言い難い事、何となく話しが進
　　　　んだ時、「今のは議事録にどう記載したら良いですか」と、確認している
　　　　か。
　　⑥抽象的な決定になろうとしている時、「それは誰が、いつまでに、どう処
　　　　理しますか？」と司会者は内容を確認しているか。
　　⑦議論が、本題と関係ないところで時間を取られている時、「本題から
　　　　はずれていますが、それを議題にしますか、それとも本題に戻します
　　　　か」と、司会者は軌道修正しているか。
　　⑧何となく話し合った・何も決まらない・議題が進まない、そんな事がない
　　　　ように、司会者はチェックしているか。
　　⑨特定の人しか発言していない場合、司会者は非発言者を指名し、意見
　　　　を聞き出しているか。
　　⑩議題と関係ないヒソヒソ話しを見つけた時、「何かありますか？」と、ヒソ
　　　　ヒソ話者に確認して、意見を求めているか。
　　　　(単なるヒソヒソ話しは注意しているか）